Organiser un événement d’entreprise : comment s’y prendre ?

Organiser un événement d’entreprise : comment s’y prendre ?

Un événement d’entreprise est indispensable pour créer une dynamique d’équipe et pour optimiser une atmosphère de travail. Il permet de rompre avec le quotidien dans la perspective de redynamiser une activité en berne ou de célébrer une année florissante. L’organisation de l’événement ne se fait donc pas à la légère et requiert une préparation minutieuse en respectant des étapes incontournables.

Définir les besoins de l’entreprise

Les organisateurs d’un événement d’entreprise sont tenus de définir clairement les besoins et les attentes de la société. Ils doivent cerner les objectifs à atteindre et élaborer ensuite le sujet à débattre. À partir de ces éléments, ils peuvent cibler les participants à inviter et choisir les méthodes à utiliser. Ils commencent alors par avancer la date et le lieu où l’événement se tiendra ainsi que le type d’animation préconisé.

Déterminer le budget à allouer

L’organisation d’un événement d’entreprise requiert des dépenses relativement importantes. Il faut prendre en compte l’impression des brochures inhérentes au planning du séminaire ou de la conférence, la location des salles ou des lieux choisis, la location des matériels ainsi que le déplacement des collaborateurs s’il est pris en charge par l’entreprise. Les organisateurs sont également tenus de connaître le tarif des activités proposées aux invités durant les pauses et la nourriture servie au cours de l’événement. Il est donc crucial de définir le budget avant de se lancer.

Bien choisir le lieu adéquat

L’endroit choisi doit être en cohérence avec les objectifs visés. Il est important de vérifier plusieurs facteurs : la capacité d’accueil (on se sentirait perdu dans une salle trop grande et oppressé dans une salle trop petite), la facilité d’accès. Assurez-vous que le lieu choisi s’adapte aux différents moments de votre événement : la plénière, les ateliers ainsi que les animations. Vérifiez l’ensemble du matériel disponible sur place, l’insonorisation de la salle et l’endroit qui ne doit pas être un lieu de passage ou un espace partagé comme un espace de coworking, avant de réserver.

Vérifier le matériel mis à votre disposition

Des visites préalables des sites sont indispensables afin de vous assurer de leur conformité aux brochures avant votre réservation. Pour éviter les mauvaises surprises, vérifiez avec le prestataire le matériel mis à votre disposition sur place. En général, un tableau blanc, un vidéoprojecteur, une pieuvre de conférence et un paperboard sont indispensables. Vérifiez également la puissance de la connexion internet et sa compatibilité avec les différents types d’ordinateurs.

Anticiper

Il n’est jamais trop tôt pour commencer vos recherches. Une fois que tous les facteurs cités plus haut sont définis et que vous avez opté pour un site, lancez-vous et faites votre réservation. Certains lieux se réservent des mois à l’avance. Celui que vous avez choisi risque de vous échapper si vous prenez trop de temps à réfléchir ou si vous remettez votre décision au lendemain. Cette éventualité risque de vous ramener au point zéro et de vous obliger à tout reprendre depuis le début.

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